El manual del Roadleader

[Papaventux]

El manual a del Roadleader se elaboró para el foro del roadstersportclub. Actualmente está adaptada a su casa, Roadsters.es

Tocho is coming....

Seguramente lo puliré más adelante, pero me apetecía largarlo hoy  :24: :24:
Editado 12/01/2018: De momento lo doy por pulido. El mecerma 3000 ya se verá si le toca. :sisi1:

Este rollo que os suelto está tambien en formatos:
Google docs : https://docs.google.com/document/d/1Mkx4BKzMsT4KlhF7Zdrxoi7MV1hCMks_p_7gTzi-TVA/edit?usp=sharing
Word: http://www.eira.es/blog/wp-content/uploads/2018/01/La-Biblia-del-Roadleader.docx
OpenDocument: http://www.eira.es/blog/wp-content/uploads/2018/01/La-Biblia-del-Roadleader.odt
PDF: http://www.eira.es/blog/wp-content/uploads/2018/01/La-Biblia-del-Roadleader.pdf


Introducción:

He elaborado este texto para intentar ayudar a un amigo en su primera conce, y a todo aquel que le pueda sacar algo de rendimiento. Hay veces en que tenemos cerca alguien que nos cuenta las cosas de palabra, pero creo que este esfuerzo de ponerlo por escrito puede tener su utilidad.

Expongo mi esquema metodológico de maximos para hacer una conce, consciente de que muchas veces con mucho menos se obtienen resultados mejores. Mi objetivo es sistematizar las tareas para no olvidarme de las cosas y que me den menos trabajo y estrés.

Es mi estilo, no pretendo sentar cátedra, ni digo que sea el mejor. Es el que se me adapta y si alguien puede reutilizar mi trabajo, encantado ;-)

¿Como organizar una conce?

Las tareas al final son las mismas, y dentro de que hay tantos enfoques como personas, podemos definir los extremos como "De lo general a lo particular" y "De lo particular a lo general".

Aquí lo más sencillo para mi es contar como lo he hecho en un par de ocasiones para que sirva de orientación a los que les guste mi estilo.

Lo general

(La idea)
"Los faros del fin del mundo", Octubre de 2017, se ha elaborado partiendo de una zona paisajistica concreta que quería enseñar en detalle: A Costa da Morte. También de un deseo expresado por el Hello Kitty Team de entrar con los coches en la Praza do Obradoiro.
(La "Clientela Objetivo")
Al ser una concentración donde se esperan grandes desplazamientos previos, siempre está presente el criterio de que se vea lo más posible. En detrimento de los locales, que tendrán recorridos y visitas repetidas. Esto en nuestro caso, también aconseja hacer una conce larga, de los máximos días posibles y dejando un día para la aproximación y otro para la vuelta a casa. En otros casos es distinto.
Recordar en este aspecto la posibilidad de "intensidad variable", preparando como oficial solo un día y medio y haciendo el resto como "pre-conce". Teneis sobrada experiencia en esto.
(La "otra" clientela objetivo).
Tener a mi media naranja contenta implica una planificación con descansos muy pautados y servicios disponibles en los mismos. Así mismo, su participación descarta un ritmo elevado de conducción, ya que se marea.

Paso 1. ¿Que ver y por donde rodar?

En esta fase ahondamos en el conocimiento que tenemos sobre la zona, recorremos los lugares con mirada de organizador. ¿Cómo está el firme?¿Hay sitio para parar todos en este mirador?¿Donde están las gasolineras?¿Este bar es adecuado para el briefing?. Evidentemente, cuanto más sepamos de la zona, más fácil y rápido. Si sabemos poco, tocará investigar por internet y estar más sobre el terreno.

Posiblemente la parte más divertida de la organización. Recorrer tramos de toda la vida, nuevos, buscar carreteras y lugares interesantes, probar restaurantes, si hay suerte probar hoteles  :smilie-devil:.

Si tenemos co-roadleader que nos acompañe, genial !! estará mejor preparado para cerrar el grupo o liderar un segundo grupo si es necesario.

Como producto de esta actividad, deberíamos tener "listas de cosas"

Listado de tramos de carretera/lugares interesantes a visitar. (A poder ser priorizados: Imprescindible, interesante, prescindible) Si ya tenemos un enlace a Maps o a Michelin con el tramo, perfecto. Hay que fijarse en el estado de las carreteras, en los lugares de parada, que se pueda  entrar en roadster, que haya sitio para aparcar todos, etc.

Listado de lugares donde dormir y comer. Puede parecer banal, pero es una de las claves de una buena conce. Tenerlos reservados cuanto antes disminuye el estrés de organizar y la elección del hotel/hoteles/restaurantes condiciona la elección de la ruta. Una cuestión a considerar: dormir dos noches en el mismo sitio puede limitar la zona que recorres, pero también es más relajado ya que no tienes que preparar el petate a primera hora.

No sobra apuntar las cosas, sobre todo cuando uno empieza a ir mayor  :cunaooooo:

Yo voy metiendo en un documento enlaces, párrafos, alguna foto y cosas que puedo recopilar para la posterior presentación.

Es también el momento de preguntar a quien pueda saber y escuchar propuestas de compañeros que saben de la zona, para despues encajarlas lo mejor posible.

Estoy seguro de que Jota es capaz de en este paso tener ya la conce cuadrada a la primera.  :sisi1: :sisi1: :sisi1:

El resto de los mortales obtendremos posiblemente demasiados lugares que visitar para el tiempo que tenemos. :deal:

Paso 2. Elección de hotel/hoteles.

Esta parte es la que más dificultades me trae. ¿Que características busco?

- Que tenga un lugar apropiado para los coches: Aparcamiento exterior cerrado, o en un lugar donde sea difícil que tengamos problemas. Preferiblemente garaje cubierto. En zona rural es relativamente facil, pero si buscas un hotel urbano céntrico, todo se complica. Hay que asegurarse de que no tiene badenes u otros problemas para nuestros queridos roadsters. Para nota: que no los rieguen innecesariamente  :elrisas: :elrisas:

- Que se pueda cenar en el hotel o llegar al mismo sin coger el coche.
Lo normal es que en la cena se beba más que agua, con moderación, que somos gente seria, pero sería una imprudencia coger el coche después.

- Que tenga plazas suficientes para todos los participantes.
Esto es, no se si decir "como un toro" a lo Jesulín o "evanescente" a lo Radio 3. No tenemos ni idea de cuantas personas van a venir a la conce. En algunas esperaba pocas y apareció una caravana, en otras esperaba una multitud y al final quedó algo manejable.
Yo estimo 12-15 coches y 22-27 personas cuando voy a tratar con los hoteles. Esto por ejemplo en la conce de Octubre de 2017 redujo muchísimo las posibilidades de elección de hotel en Costa da Morte ya que había pocos  "con encanto" que cumpliesen esta condición.

- Horario del desayuno. Importantísimo, y se me despistó completamente en la última conce: Hay que asegurarse de que nos dan de desayunar a todos en un horario razonable y con agilidad. Hay que saber a que hora empiezan y echarle un ojo al lugar donde sirven el desayuno para ver si cabemos todos los participantes. Es algo que se debe hablar explícitamente con el hotel. En la conce de Octubre de 2017 esta cuestión nos produjo bastante incomodidad y destrozó el horario previsto antes de empezar a rodar. Si se comienza el desayuno a las 9:30, por ejemplo, hay que saberlo y adaptarse.

- Que tenga algún "encanto" :-).

- Que no sea muy caro.

Evidentemente no se puede tener todo. O si, pero con mucha antelación o suerte. Por ejemplo en Santiago, por un despiste en la gestión, fui con 4 meses de margen y ya no había plazas en los sitios interesantes y asequibles, por lo que tuve que ir a un hotel muy caro.

Hay varias cosas en el trato con los hoteles que seguramente ha experimentado todo el que organiza una conce:

Es difícil que entiendan el concepto "Bloqueame N habitaciones y ya los participantes van haciendo su reserva individual" aunque se lo cuentes por escrito, por teléfono y en persona. Vistas algunas anécdotas, no es prudente enviarle al hotel ningún tipo de lista, solo pedirle la que ellos tienen. Si le mandas algo y hay un error, o ellos se equivocan, tendrás mal rollo con el hotel. En el hotel deben pedirle el "Nick" del foro a quien llame, para facilitarnos las cosas.

Hay hoteles con habitaciones de diferentes precios. Yo he optado por pedirle que hagan sus cuentas y nos den un precio único para todos. No tengo claro que fuese la mejor opción. Es posible que fuese más adecuado aportar una descripción completa y que cada uno se buscase la vida.

Las copas en los hoteles. Creo que lo más prudente es acordar con el hotel que lleven las cuentas por habitación y las cobren en la salida. Cuando se pagan conjuntamente todas las habitaciones, tienen tendencia a no hacer la gestión y derivarla en el organizador.

La elección de hoteles condiciona mucho la ruta ya que determina los puntos de salida y de llegada. Como ya dije, puede parecer banal, pero desde mi punto de vista es una de las claves de una buena conce. A mi, personalmente, tenerlos reservados cuanto antes me disminuye el estrés y aumenta el disfrute en la preparación.

Paso 3. Horario y ruta.

A estas alturas, ya tenemos hotel y un par de restaurantes para escoger en función de como nos cuadren las cosas . Tambien tenemos tramos bonitos e interesantes escogidos y a poder ser documentados (Enlaces a Maps o Michelin). Lugares que visitar, parar y pasear.

Ahora toca componer la ruta y marcar el horario. En este proceso posiblemente tengamos que renunciar a cosas interesantes que mostrar. Cuesta trabajo, pero creo que es necesario para que las rutas sean mas llevables por nuestras sufridas copilotas.

Evidentemente, hay tantos enfoques como líderes de ruta. ¿Cuales son mis criterios y consideraciones?. OJO, hay otros igual o más legítimos y que funcionan, pero yo opto por estos  :sisi1: :sisi1: :deal:

- Prefiero pocas paradas y reposadas.

- Aparcar y arrancar un grupo grande de coches consume un tiempo mínimo difícil de reducir. Yo lo estimo en 20 minutos. Si eres Gelo y/o tienes talento para organizar los aparcamientos, hazlo. Reduce el estrés, disminuye el tiempo y aumenta la diversión. Esto lo tengo en mi lista de pendientes para la próxima. Si hay un bar en la parada, solo se puede bajar de 30 minutos sacando el látigo. Como haya 2, prepárate a recoger a un rebaño bien disperso.

- En atención a mi copilota, siempre intento que después de una parada sin bar/servicios haya otra que lo tenga.

- La comida en un restaurante para un grupo de este tamaño ocupa un tiempo mínimo de 2:30. Un picnic es mucho más ágil y podría reducirse a 1:15-1:30, además de no tener restricciones del tipo "hemos quedado a tal hora para comer". Si haces picnic no te olvides del café a menos que quieras morir  :smiley_1140: :24: :24: : termo o cafetería cerca.

- Ojo con el checkin del hotel, si hay idea de hacer algo después. Puede llevar más tiempo que el esperado. Si tarda 5 minutos con cada pareja/persona, nos ponemos en 12x5=60 minutos.

Para la organización de una conce, uso un "libro" de cálculo google. Son accesibles desde cualquier parte y prácticamente dispositivo, se pueden compartir, y tienen funcionalidades muy cómodas a la hora de recopilar y tratar datos.

Para el horario, tengo una hoja muy sencilla en la que voy escribiendo rutas y tiempos y me va calculando las horas. Como "valor añadido", prepara los textos para copiar y pegar en el foro. :-)

Cuando empiezo con el horario, miro la hora de la puesta de sol para anotarla y saber que partes de la ruta son de día.

En la hoja solo tengo que poner la primera hora de inicio y la duración de cada una de los tramos y las paradas. Últimamente he añadido la ruta en google de cada uno de los tramos. Así se pueden ver independientemente. También apunto los kilómetros de cada tramo.

Como podeis ver en el libro de ejemplo, tengo una hoja para cada día.

Voy poniendo las descripciones y los tiempos y ya van saliendo las horas finales.

*Ver nuestro programa de formación https://roadsters.es/foro/index.php?board=52.0

Aquí ya se conforma la ruta y en función de los horarios es cuando hay que ir descartando los lugares y recorridos de menor prioridad.

Podeis ver varios ejemplos de horarios, correspondientes a los 4 días de conce previstos. El del día 13 se cumplió aceptablemente y el del día 14 fue destrozado por un retraso brutal en el desayuno.

Si halguien quiere usar la hoja, doy apoyo técnico :-)

También es muy util tener más o menos claro que lugares/tramos vamos a eliminar en caso de retrasos del horario. Así estaremos preparados cuando haya que hacerlo :-) .

Dentro del proceso de elaboración del horario está el tema del restaurante. Se supone que tenemos algunos preseleccionados. Ahora elegiremos los que mejor se adapten a la ruta, o adaptaremos la ruta al mejor restaurante/hotel  :biggrin: :biggrin:. Hay zonas donde no hay problema, hay otras donde solo un restaurante en 50 km a la redonda puede acogernos. Toda esta información tiene que haberse recopilado en el paso 1.

Dentro de este paso, hay que llamar al restaurante, acordar menús, precios y horarios. Yo también pongo una fecha para fijar la cantidad de gente que somos. También le suelo pedir unos márgenes de 2-3 personas arriba o abajo.

Paso 4. Los Museos, Actividades y Ayuntamientos.

Algunas de las paradas pueden corresponderse con visitas a museos, alguna actividad o sencillamente aparcamos en algún pueblo.

Del paso 1 seguramente tenemos información sobre horarios, precios y programa de actividades si existe. Una vez hecho el horario, podemos contactar para realizar reservas si aplica (en Octubre de 2017 el Dolmen de Dombate, por ejemplo). Seguramente tendremos que hacer una pre-reserva y confirmar el número de personas cuando se cierre la inscripción.

Si queremos parar en algún sitio céntrico de un pueblo, interesa contactar con el Ayuntamiento correspondiente para gestionar que nos reserven plazas de aparcamiento. Puede haber mayor relación con ayuntamiento, como que nos permitan el paso por zonas restringidas. Comunicar al Ayuntamiento nuestra presencia también puede evitarnos empantanarnos con mercadillos o similares 

¿Cuáles son las actividades de esta tarea?

Llamar preguntando por el concejal/responsable de turismo y hablar con el lo que queremos hacer, cuando, como y donde. Hay que explicar lo que queremos. si lo sabemos concretamente lo exponemos. Hay que estar abierto a lo que nos dicen, saben más que nosotros de su villa, y puede que tengan mejores ideas. También hay que explotar que puedan rentabilizar ellos en imagen la actividad. También nos informarán de posibles interferencias: mercadillos, carreras ciclistas, otros locos como nosotros,....

Si le parece adecuado a la persona y llegamos a un acuerdo o principio de acuerdo, muy probablemente tendremos que presentar en el registro una petición por escrito.

Tengo una redacción "generica" de escrito para presentar la solicitud, que habrá que adaptar en función de lo tratado:

[Solicitud]

Muy buenos días. Me dirijo a ustedes con motivo de una concentración de descapotables que vamos a realizar el ________. La actividad discurre por la provincia de _______ y tenemos programado realizar una parada de ____ horas en el Ayuntamiento de ____ .

Llegaremos sobre las –:-- horas para pasear y admirar la localidad. Esperamos salir a las ---:---.
Nos gustaría que considerasen la posibilidad de acotar una zona en la plaza del ayuntamiento para aparcar todo el grupo en un espacio delimitado. Nos parece que puede aportar animación en la tarde del sábado.

Adjunto el enlace a un pequeño dossier descriptivo de la agrupación y sus actividades.

https://roadsters.es/ficheros/Dossier/DossierROS.pdf

En caso de que se acepte esta solicitud, les ruego me faciliten el teléfono/correo y la persona de contacto del grupo que se va a encargar de colocar las señales correspondientes, para poder comunicar el número exacto de vehículos y resolver las incidencias que se pudiesen producir.

Quedo a su disposición para aclarar cualquier cuestión relativa a la actividad, tanto por correo como por teléfono.

Atentamente .

[/soliticud]

Tened en cuenta que muchos ayuntamientos tienen páginas web que permiten presentar telemáticamente la solicitud. Esto es muy cómodo, porque no hay que ir, pero la falta de tradición de este medio aconseja acompañarlo de una o varias llamadas de teléfono para asegurarnos de que se está tramitando.

Normalmente acompaño la solicitud con un dossier que describe la asociación y sus actividades.

https://roadsters.es/ficheros/Dossier/DossierROS.pdf

Está en PDF y en formato LibreOffice. Se puede usar con word pero seguramente se verá mal. Es preferible la aplicación libre y gratuíta libre office https://es.libreoffice.org/

Para vender la actividad, una de las cosas que hicimos en su momento es una ficha de cada coche, para poner por dentro en el parabrisas. Es un detalle que aumenta el valor de las conces como exhibición. Ya que el ayuntamiento nos facilita las cosas, intentemos agradar a los que se acerquen a mirar nuestros cochecitos :-). hay quien hizo dos y las plastificó. Quedaba muy profesional  :mola:

La ficha utilizada, que cada participante adaptaría e imprimiría está en :

https://roadsters.es/ficheros/ComplementosConces/Comunes/ROS_FichaTecnica.odt

Es importantísimo que además del escrito, de la aceptación del concejal o el alcalde, tengamos el teléfono de la policía local. Me ha pasado -con todo cerrado de palabra y por escrito- llegar con la comitiva y la Policía local no estar enterada ni tener listo nada. La solución es llamar un par de días antes, para concretar los detalles.

Poniendolo por pasos

1)Busqueda de interlocutor:
      Oficina de Turismo.
      Concejal de trismo/cultura.
      Alcalde
      Contacto que podamos tener y que nos dirija a la persona adecuada.

2) Contacto y negociación.
      Llamada, Correo electrónico,...
      Explicación de quienes somos (Dosssier)
      Explicación de que queremos.
      Llamadas
      Personalmente (dificil y hai que pedir cita)
     
Recordar durante la negociación las peculiaridades de los sitios de aparcamiento:
      Que no haya baches.
      Superficie suficiente.
      Entrada practicable (no mas de 10 cm de desnivel).

3) Solicitud formal
      Formato y a quien va dirigida.
      Definición lo más amplia posible de lo que queremos basado en lo negociado anteriormente.
      Nota: Las solicitudes oficiales tienen que ir dirigidas a un cargo : Concejal, alcalde,...En el caso de los ayuntamientos lo habitual es dirigir las solicitudes al alcalde.

4) Coordinación efectiva.
      En el momento de la ejecución.
      ¿Como van a señalizar?
      ¿Quien va a señalizar y cuando?
      Teléfono de la persona/personas que van a coordinar la operación horarios, como establecer contacto previo..

Cuando el número de gestiones aumenta, es prudente apuntar a que ayuntamientos hemos llamado, enviado solicitud, han contestado, etc... ¿Donde? en mi hoja maravillosa  :24: :24: :24:

Paso 5. La convocatoria.

Ya tenemos la conce lista !!!

Ahora tenemos que comunicarla y animar a nuestros amigotes para que vengan a disfrutar de lo que hemos preparado para ellos con todo nuestro cariño.

No siempre el paso 5 comienza cuando acaban el 3 y el 4. Lo típico es que se solapen.

Hay que redactar un mensaje en el foro contando todo, con fotos y estas cosas. Se pueden consultar cualquiera de las conces que se han hecho. https://roadsters.es/foro/index.php?board=6.0

Siempre que sea posible, hay que informar de la estimación de los costes de forma desglosada, para que los interesados se puedan hacer una idea de los gastos que les va a suponer la conce. Como siempre, una hoja de cálculo es muy útil para esta actividad.

No todos tenemos el mismo tiempo/labia/capacidad/productividad, pero dentro de nuestras capacidades y tiempo hay que hacer la concentración atractiva. Creo que el estilo que más anima el asunto es realizar una presentación inicial completa pero resumida y después ir ampliando poco a poco.

Dentro de la convocatoria/comunicación, incluyo la confección del libro de ruta que se entregará, si el organizador considera oportuno, a los participantes. Debe contener los mapas para poder seguir la conce. Yo he optado por hacerlos "orientados a movil o tablet", con poco éxito. Al final he vuelto al "mínimo mapa necesario" que resulta más operativo. El coste de impresión también es un punto a considerar. Si podemos hacer un libro de ruta que nos explique la morfología de las zonas, nos hable de los monumentos y nos cuente historias, mucho mejor. Nos implicará más y será consultable/disfrutable a posteriori.

También se pueden hacer pegatinas para llevar en el coche durante el evento. Dan ambientillo de conce y tambien pueden quedar de recuerdo. En la de Octubre de 2017 a mayores de las de los coches, saqué una serie en tamaño pequeño para pegar en el maletero y no ocupar mucho espacio.

Todas estas cosas cuestan sus eurillos. Podemos asumirlos como organizador si nos da la gana o avisar en la convocatoria de la conce de que tienen un coste de XX€ y que quien quiera que las pida :biggrin:

Hay quien incluso ha grabado CD/mp3 para poner durante la conce. Cuando lo vi aluciné, me pareció una pasada y puede quedar precioso  :bow: :bow:. Es uno de los retos que tengo pendientes, aunque no se si seré capaz de hacerlo algún día. No tengo tanta cultura musical  :gaydude:.

Paso 6. La contabilidad.

La conce está preparada y convocada, nuestros ansiosos compañeros de club se mueren de ganas de venir a nuestra juerga, pero es prácticamente imposible que todos vengan a todo y muchas veces hay opciones para la comida. Dos o tres menus a elegir, dos o tres menus a votar.... todas estas cosas hay que apuntarlas o ser una mente maravillosa.

Tenemos que hacer listas, recuentos y similares.

Mi última innovación  :biggrin: :biggrin:, es el uso de formularios de Google. Me han funcionado muy bien para la última de Ourense. Rápido, cómodo y disponble en el movil.

La idea es usar dos formularios que facilitaremos a los asistentes para que los cubran.

Uno para la asistencia:

https://docs.google.com/forms/d/1afmnd_VQ8vIUW74aPo-DWKeDkVHjIHdO_1Y3UbQBb4Y/edit?usp=sharing

Uno para los menus:

https://docs.google.com/forms/d/1PuhVbXRtLetvuXehDqoPO8R8Pf_qTQ9gAlYpNlPS5zY/edit?usp=sharing

Los resultados aparecen en la hoja de calculo enlazada, con lo que usando esos datos no hay errores de transcripción.

Da un poco de trabajo al principio, pero después es muy rápido y fiable, además, es comodísimo para los participantes.

Doy apoyo técnico a socios roadleaders o colaboradores que quieran usar estas herramientas. Incluso si me haceis la pelota lo suficiente, puedo aceptar la subcontratación de la contabilidad.  :cunaooooo: :cunaooooo:

Evidentemente hay todo tipo de alternativas. Desde la libreta de papel a la hoja de cálculo en un PC y muchas veces será innecesaria la parafernalia.

Hay que confirmar con los restaurantes y hacer seguimiento en los hoteles para ver si nos coinciden los números del hotel con los nuestros. Os sorprenderíais de las muchas veces que tuve que consultar los datos de reservas y elección de menús.

No es raro que el roadleader recoja el dinero en el restaurante y page :deal:. Para esto resulta de mucha ayuda tener la lista bien organizada y en el teléfono o tablet (y llevar las gafas de cerca) :biggrin: :cunaooooo:

Paso 7. En Ruta. La hora de la verdad

Todo está listo !!!

Lo mejor empieza ahora.

Poco puedo añadir a lo que está en el hilo de conduccion en las conces. (https://roadsters.es/foro/index.php?topic=438.0 )

Llegar puntual, tener a mano nuestros listados para el restaurante si es necesario, tener el libro de ruta listo, las pegatas si tenemos, etc.

Tenemos que:

- Acoger a los participantes que van llegando.
- Presentación de la etapa.
- Recordatorio de las normas.
- Valoración y establecimiento de dos grupos
- Recordar uso de walkie.
- Valorar y establecer la posible numeración de los coches para indicar el número antes de hablar por el walkie. Hemos probado y funciona bien el establecimiento de "coches intermedios", colocados en posiciones fijas de grupo y asignados para retransmitir las ordenes. Ej: grupo de 21 coches. Los coches en posición 7 y 14 retransmiten diciendo su número antes del mensaje.
- Comunicar el plan de actuación si tenemos un percance (avería de coche, alguien que se encuentre mal,etc). Esto no lo he hecho nunca. Lo he pensado a posteriori y no tengo claro cual es la mejor estrategia. Lo que se me ocurre de primeras es que la persona que cierra el grupo se quede con quien tiene el problema y el resto continúe por lo menos hasta encontrar un lugar adecuado para parar. Después por teléfono ya se vería como actuar en cada caso.
- Cuando hay varias etapas, no sobra recordar en la cena el horario de salida del día siguiente.

Y en marcha...

Yo soy un muñón y siempre tengo problemas con el walkie. Ahora he descubierto que la radio interfiere con el, y desconectándola la cosa mejora -si teneis que hacerlo, quitad el fusible, yo desmonté la radio  :facepalm: :facepalm: - , se me dió algo mejor  con un laringo de estos tipo portero de discoteca. Cuanto más probado esté el tema, más fácil será la comunicación...

Últimamente, como voy viejo y gruñón, me carga un poco que las fotos condicionen el desarrollo de la ruta. Las veo imprescindibles para compartir y redisfrutar lo vivido, pero a veces nos están cortando el fluir natural de la conce. Las fotos son para la conce, no la conce para las fotos. Es mi opinión, y como dirían mis hijos "yo, ahí lo dejo" :-)

Si ya tienes la lista de lugares de los que prescindir, lo tienes fácil cuando comiencen los retrasos. La aplicas y punto. Si no la tienes, sobre la marcha ;-) . Ya iras viendo por donde recortar.

Paso 8. Contar la historia.

Ya estamos todos en casa, pensando en cuando va a ser la próxima.

Deberíamos, lo antes posible -incluso justo antes de salir de casa-, abrir el de fotos con un resumen o un relato y unas cuantas fotos. Inmediatamente,  "cerrar" el hilo de la conce y poner un enlace al de fotos.

Hay multiples y excelentes ejemplos en el lugar correspondiente: https://roadsters.es/foro/index.php?board=7.0

Paso 9. Para nota. Control de Calidad. :deal: :deal: :24: :24: :24:

Esto no lo he llegado a hacer, pero me quedé con las ganas. De hecho tengo la encuesta preparada pero no me cuadró el momento de pasarla:

http://www.eira.es/blog/wp-content/uploads/2018/01/CalidadeConce.pdf

Igual en la próxima lo hago tirando de google forms.

Como diríamos en mi tierra " que vos preste"  :biggrin:

y a dormir por hoy... Los defectos se corregirán mañana.

Editado 12/01/2017: Recolocadas algunas partes, hechos pequeños añadidos. Lo doy por bueno de momento. :smile:

Editado 26/04/2018 Anexo Bizum

Editado 9/05/2018 Anexos con cartas a hoteles y solicitudes de ayuntamientos.

ANEXO I: BIZUM

Una posibilidad interesante, cómoda y rápida para los pagos de las comidas por ejemplo, en las que el roadleader recauda el dinero y después paga, es utilizar la plataforma de pagos BIZUM (www.bizum.es)

BIZUM permite hacer pagos a móviles de forma instantánea, con lo que en dos minutos se pueden transferir los dineros a la cuenta roadleader para que después pague con su tarjeta. De momento este servicio es gratuito -casi todos los bancos- para un número de transferencia mensuales. Casi todos los bancos importantes están asociados a BIZUM, por lo que casi todo el que tiene una cuenta bancaria y un movil puede usarlo.

ANEXO II: Algunas cartas a hoteles

Cartas de petición de presupuesto:

1)

Hola.

Quisiera obtener información sobre disponibilidad y precios para el día 14 de octubre de 2017

Necesitamos para nuestro grupo 13 habitaciones dobles y 2 individuales, con desayuno y garage, para la noche del 14 al 15 de octubre.

Para más detalles, pueden ponerse en contacto conmigo mediante correo electrónico o teléfono.

atentamente

2)

Estamos organizando una excursión a Porto con un grupo de aficionados a los descapotables.

Dormiremos en Porto la noche del 30/06 al 01/07.  Estamos interesados en un hotel que disponga de parking para nuestros vehículos, y según booking, el suyo cuenta con este servicio.

Nos gustaría saber la disponibilidad de habitaciones y el precio para la noche indicada, incluyendo:

Habitación, desayuno y aparcamiento. La mayor parte de las habitaciones serán dobles, aunque podría haber alguna individual.

Aunque la inscripción no está cerrada, esperamos una participación de aproximadamente 10-12 coches y 18-20 personas, lo que supondría 8-10 habitaciones dobles y 1-2 individuales.

Ruego contesten a la mayor brevedad posible, a este mismo correo electrónico ( xxxxxx@xxxxxx.xxx ), o bien por teléfono al XXXXXXXXX


Cartas de bloqueo de habitaciones.

1)
Buenas tardes.

El presupuesto nos encaja y nos gustaría proceder a la reserva.

Nuestro esquema habitual de funcionamiento es hacer una reserva de las habitaciones a nombre del organizador y después ir traspasandolas a las personas que se van anotando. Este proceso comienza dos meses antes de la actividad y finaliza un mes antes, cuando se cierra la inscripción.

No es infrecuente que se complete el número de habitaciones previstas y que algún participante reserve habitación en el mismo hotel si hay plazas libres. En ese caso ¿Podrían conservarnos el precio ofertado?


2)

Obrigado, xxxxxxx.


No ha mencionado el parking en su correo.

¿Disponen de parking cubierto?

¿El precio del parking está incluído en la habitación?


El presupuesto nos encaja y nos gustaría realizar un bloqueo de 12 habitaciones.

La inscripción en nuestra actividad está abierta, y se cerrará el 4 de junio a las 23:00.

Nuestro esquema habitual de funcionamiento es el siguiente:

    - El hotel bloquea las habitaciones a nombre de nuestro grupo: roadsters.es.

    - Mientras está abierta la inscripción, los participantes se ponen en contacto con el hotel para realizar la reserva a su nombre.

    - Al día siguiente del cierre de la inscripción, en este caso el 5 de junio, nos ponemos en conctacto  con el hotel para comprobar cuantas personas se han apuntado y liberar el bloqueo de las habitaciones que no están reservadas, si es que las hay.

Es importante para nosotros ofrecer un precio fijo dentro del plazo de inscripción, para que los participantes conozcan los gastos al apuntarse. ¿Sería posible obtenerlo para las 12 habitaciones que queremos bloquear.?

ANEXO III. Algunas solicitudes a ayuntamiento

Solicitude al Ayuntamiento de Nerva.

En colaboración con xxxxxx xxxxxxxx xxxxxx con dni xxxxxxx y vecino de xxxx  nos dirigimos a ustedes como organizadores de una actividad del xxxx  xxxxx xxx, de coches descapotables. Pueden ampliar información sobre la agrupación y su funcionamiento en el dossier adjunto a esta solicitud o en la URL: https://roadsters.es/ficheros/Dossier/DossierROS.pdf

El próximo 19 de mayo del presente 2018 organizamos una concentración por la sierra de Huelva haciendo parada y hospedaje en el Convento de Aracena.

Nuestra intención es, como broche final de la etapa, poder subir hasta el Castillo de Aracena con los coches y aparcar un breve período de tiempo para hacer fotos y admirar las bonitas vistas y la construcción del castillo. La llegada al castillo, en el caso que aceptasen nuestra solicitud, sería sobre  las ocho de la tarde y no estaríamos aparcados al lado del mismo más de 15 minutos.

Nos consta la subida regular de un tren turístico por el recorrido que tenemos intención de realizar. Evidentemente, adaptaríamos el momento de nuestra llegada para aprovechar la franja horaria que quede libre y no interferir con el normal funcionamiento del mismo.

En el caso de que se acepte nuestra solicitud, le rogamos nos faciliten correo electrónico o teléfono de persona de contacto con la que poder concretar los detalles de la actividad.

De antemano agradecemos su atención y su valoración de nuestra propuesta. Permaneciendo atentos a su respuesta y esperando sea positiva, reciba un cordial saludo .


Firmado por los dos organizadores, nombre, DNI, correo electrónico y teléfonos.


ANEXO IV. Una herramienta más.

Una hoja de calculo sencilla que nos ayuda a calcular una estimación del coste de una conce, poniendo precio a cada uno de los elementos. Las cifras se introducen para dos personas y para una -un poco más abajo- se divide entre dos automáticamente. Se exceptúa el hotel, que suele ser mas caro con habitación individual.

Sobre el total se aplica un porcentaje del 25% de aumento, que es el posible error en la estimación.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1pMKQo67v1IwIvNGiMjc0wIhDiZ9B3uYMT8UXFRSe1WI/edit?usp=sharing

Se puede copiar y usar (preferible) o usar directamente. Esto último significa que alguien que también la use puede borrar los datos.

[MIVI]

Una ayuda extra para el que se atreva a dar el paso a organizar una conce.. yo particularmente cuando paulo la creó ya me la estudié bien y ahora en estos últimos días previos a la conce el corazón de la tierra , me está siendo de una gran utilidad . Mil gracias por este regalo que  bien tenemos que tener presente en la organización de un evento de estos

[Papaventux]

Muchas gracias por los piropos, Mivi !!!

La mayor alegría cuando se hace algo de este estilo es que le sea de utilidad a alguien. En este caso, en que eres el destinatario original de este escrito -hasta lo bautizaste - me llena de orgullo y satisfacción personal 

Por cierto, la Biblia se escribió durante varios siglos e incluso he escuchado alguna vez la teoría de que deberían seguir añadiendose textos.

La teoría me convencía bastante, así que esta Biblia del Roadleader no está cerrada a cal y canto. Si tenéis aportaciones para completarla, les damos una vuelta y se incorporan.

[Papaventux]

Añadido un anexo:

ANEXO I: BIZUM

Una posibilidad interesante, cómoda y rápida para los pagos de las comidas por ejemplo, en las que el roadleader recauda el dinero y después paga, es utilizar la plataforma de pagos BIZUM (www.bizum.es)

BIZUM permite hacer pagos a móviles de forma instantánea, con lo que en dos minutos se pueden transferir los dineros a la cuenta roadleader para que después pague con su tarjeta. De momento este servicio es gratuito -casi todos los bancos- para un número de transferencia mensuales. Casi todos los bancos importantes están asociados a BIZUM, por lo que casi todo el que tiene una cuenta bancaria y un movil puede usarlo.

[MIVI]

Añadido un anexo:

ANEXO I: BIZUM

Una posibilidad interesante, cómoda y rápida para los pagos de las comidas por ejemplo, en las que el roadleader recauda el dinero y después paga, es utilizar la plataforma de pagos BIZUM (www.bizum.es)

BIZUM permite hacer pagos a móviles de forma instantánea, con lo que en dos minutos se pueden transferir los dineros a la cuenta roadleader para que después pague con su tarjeta. De momento este servicio es gratuito -casi todos los bancos- para un número de transferencia mensuales. Casi todos los bancos importantes están asociados a BIZUM, por lo que casi todo el que tiene una cuenta bancaria y un movil puede usarlo.

Hay que ver lo que aprendo yo contigo paulo ... jejeje


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[Papaventux]

Añadido Anexo II con correos enviados a hoteles, por si sirven de inspiración.

Aunque lo mejor es llamar o ir. Por correo es fácil  que se líen. Por otra parte, también es bueno tener las cosas por escrito.

[Papaventux]

Añadido Anexo III con alguna carta a los ayuntamientos.

[Papaventux]

Modificado párrafo sobre los walkies, añadida cuestión de numeración:

Valorar y establecer la posible numeración de los coches para indicar el número antes de hablar por el walkie. Hemos probado y funciona bien el establecimiento de "coches intermedios", colocados en posiciones fijas de grupo y asignados para retransmitir las ordenes. Ej: grupo de 21 coches. Los coches en posición 7 y 14 retransmiten diciendo su número antes del mensaje.

[Papaventux]

Nota sobre la contabilidad de las comidas, para incorporar en el apartado correspondiente y modificar las hojas utilizadas.

Posiblemente interese crear unha hoja/pdf específica de cada comida para enviarla a los participantes por wasapp y que sepan cada uno lo que han pedido y lo que les toca pagar -en caso de que haya diferencias entre menús- Simplificará la comunicación y también la recogida de cuartos. 


Y más cosas sobre las comidas. Estaría genial poder incorporar "menús de dieta", sobre todo en las cenas. No pocas personas me han comentado que no vienen a las cenas -o su estómago se arrepiente después- porque le sienta fatal tanta comida por la noche. Les gustaría estar a la juerga, pero comiendo algo menos  . A lo mejor se puede intentar negociar algo de este tipo. A fin de cuentas somos los clientes

[Roberto]

Muy interesante de ver y leer mas tranquilo asimilando todas y cada una de los buenos consejos que se dan, para el caso que se haga alguna concentración.

[Papaventux]

Una herramienta más.

Una hoja de calculo sencilla que nos ayuda a calcular una estimación del coste de una conce, poniendo precio a cada uno de los elementos. Las cifras se introducen para dos personas y para una -un poco más abajo- se divide entre dos automáticamente. Se exceptúa el hotel, que suele ser mas caro con habitación individual.

Sobre el total se aplica un porcentaje del 25% de aumento, que es el posible error en la estimación.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1pMKQo67v1IwIvNGiMjc0wIhDiZ9B3uYMT8UXFRSe1WI/edit?usp=sharing

Se puede copiar y usar (preferible) o usar directamente. Esto último significa que alguien que también la use puede borrar los datos.

[Morgan]

Muy útil Paulo! Muchas gracias por esta nueva y util aportación, que nos ayudará sin duda a agilizar la organización de las conces.

[Papaventux]

Una nota que he añadido al post principal:

Las copas en los hoteles.

Creo que lo más prudente es acordar con el hotel que lleven las cuentas por habitación y las cobren en la salida. Cuando se pagan conjuntamente todas las habitaciones, tienen tendencia a no hacer la gestión y derivarla

[Papaventux]

Nota sobre la relación con los ayuntamientos

Parece muy razonable agradecer a los ayuntamientos el uso del espacio público que nos permiten con bastante frecuencia.

Posiblemente deberíamos habituarnos a:

Publicar el agradecimiento en nuestras redes sociales (Antes y después)
Enviarles fotos por se las quieren usar.

Lo mismo aplica a un establecimiento donde nos traten bien ;-)