Lo hablado por wasapp:

[17:28, 8/11/2018] Bertolese RSC: Ahora voy al gimnasio así que no podré replicar pero se me ocurrió una clasificación para las conces, lo dejo aquí para que después no se me olvide.

Quedada local: actividad de hasta un día con poca ruta.

Quedada autonómica: actividad de un día con comida y ruta.

Concentración nacional: recepción con cena el viernes, ruta y comidas el sábado y despedida con comida el domingo.

Las quedadas no tienen restricciones, las concentraciones deberán ser propuestas con dos meses de antelación y definida en su mayor parte antes del mes.
[17:58, 8/11/2018] David Castro. RSC BMW: No me gustan las clasificaciones mucho, quizás por malas experiencias pasadas en el otro club. Pero no limitaría el tercer grupo a que se tenga que empezar un viernes o que se deba acabar un domingo. Creo que un mínimo de jornada y medía sí. Pero no más limite que ese
[17:58, 8/11/2018] Uhia Mazda: lo de express teneis mi permiso para uso y disfrute,    que pa eso las inventé yo,    al igual que las bricoconces
[19:07, 8/11/2018] Bertolese RSC: Lo del viernes y el domingo yo si lo veo necesario, no como exigencia a los participantes sino para los organizadores como anfitriones dado a la pretensión de que lleguen bastantes participantes de otras autonomías, me parece importante que los alejados se sientan arropados por los anfitriones durante su estancia, de no ser así la entiendo más como una quedada autonómica
[19:08, 8/11/2018] Alfredo Adama RSC. Bierzo: Me sumo a tus palabras Alberto Bertolese
[19:08, 8/11/2018] Bertolese RSC: Lo de local, autonómica y nacional es más en el sentido de los participantes que esperamos recibir y el trabajo previo necesario por parte de los organizadores para que todo vaya sobre ruedas
[19:10, 8/11/2018] Bertolese RSC: No tendrá demasiada poesía en las denominaciones, pero creo que no daría lugar a duda al carácter de cada una y que cada quien puede participar en todo lo que quiera/pueda
[19:12, 8/11/2018] Bertolese RSC: Lo de express, oficial, no oficial, etc. Solo da pie a que cada uno lo entienda como le da la gana
[19:59, 8/11/2018] Gabriel Sumerio Rsc: Sinceramente opino que las etiquetas son para la ropa, es un tema que no me gusta nada.
[20:11, 8/11/2018] David Castro. RSC BMW: Esa clasificación ya sabemos que no funciona y que trae resquemores y piques de egos
[20:12, 8/11/2018] David Castro. RSC BMW: Opino exactamente igual. No he visto el problema hasta ahora. Si empezamos a etiquetar... Después querremos reconocimiento en forma de medallita y ahí viene cuando yo me quedo a observar la vida pasar
[20:13, 8/11/2018] David Castro. RSC BMW: Para mi el objetivo es hacer un calendario lo más amplio posible que abarque todas esas posibilidades. Pero empezar a poner etiquetas... Coincido con Gabriel
[20:16, 8/11/2018] Uhia Mazda: para mi xpres u oficial,    es eso,    echa con poca antelacion y con la suficiente,  independientemente de donde se haga y los dias...      aunque tiene poco sentido una xpres de 1 dia diseñada para mañana

Bueno, a mi me encantan las etiquetas, las definiciones y clases de equivalencia  :)) :)), pero tenemos la experiencia de que se han usado para incordiar en otras organizaciones y . Debido a esto, voy a reformular mi propuesta de clasificación.

La mayor parte de nosotros necesitamos planificar, pedir vacaciones, coordinar asuntos para no tener responsabilidades determinados dias, medir los presupuestos para ahorrar si es el caso, etc, etc.

Por esto planteo mi clasificación en programadas y no programadas. Me parece imprescindible y si establece una "jerarquía", habrá que chincharse e intentar que no se utilice para incordiar.

Dado que vemos riesgo en lo de las etiquetas, renuncio a la otra cuestión (flexibles, solo roadsters).

OJO. Hemos transferido el mantenimiento de la esencia de ser roadsters a las normas de asistencia a las concentraciones, por lo que debemos ser cuidados en esta cuestión para no quedarnos solo con el nombre.  ;).

Mi propuesta es la siguiente.

PROgramadas.
- Se realiza una programación a finales de año para el siguiente. Puede añadirse algún evento a la programación si se hace con 6 meses de antelación (4 meses podría valer) Modificado por la propuesta de "programacion continua" un poco más abajo. Es responsabilidad de los programadores del calendario negociar y espaciar adecuadamente los eventos programados.
- Pueden venir los socios.
- Pueden venir los no socios que sean "apadrinados" por algún socio.
- El organizador de la actividad podrá denegar la participación de algún "no socio", explicando esta exclusión ante la junta directiva de la asociación.
- La junta directiva podrá podrá denegar la participación de algún "no socio", previa deliberación.
- Los costes si existen (pegatinas, seguro de responsabilidad civil si es necesario para el evento,...) se reparten entre los asistentes aportando los socios un 50% menos.(pagos por persona)

Las No Programadas.
- Se realizan cuando surgen.
- No incluyen hotel. (despues de un par de vueltas, estoy bastante convencido, pero evidentemente es discutible)
- Pueden venir los socios (of course)
- Pueden venir los no socios que sean "apadrinados" por algún socio.
- Pueden venir los no socios que se hayan presentado por cualquier medio de los utilizados en el club: grupo wasapp del club, facebook, instagram, o foro (preferido)
- El organizador de la actividad podrá denegar la participación de algún "no socio", explicando esta exclusión ante la junta directiva de la asociación.
- La junta directiva podrá podrá denegar la participación de algún "no socio", previa deliberación.
- Los costes si existen (pegatinas, seguro de responsabilidad civil si es necesario para el evento,...) se reparten entre los asistentes aportando los socios un 50% menos que los no socios (pagos por persona)

En cuanto a asegurar en lo posible que seguimos siendo roadsters, y no otra cosa, voy  a avanzar en el enfoque estadístico.

Para todas las conces
El número de coches admitidos en el listado será de más del 70% de los participantes. Se ruega encarecidamente no hacer abuso de la posibilidad de participar sin roadster.

Se hará recuento a final de año. El objetivo es que la media de coches "admitidos" en las concentraciones de todo tipo sea superior al 90%. Si no se cumple el objetivo, se revisarán las normas para el año siguiente.

[editado]
Una nota sobre lo del hotel. Tal como está puesto si hay hotel la conce debe ser programada, pero no es obligatorio que haya hotel para que sea programada. Puede ser programada sin que incluya noche.

En esa clasificación veo dos problemas, por un lado demasiada antelación para hacer una programada, lo cual puede echar para atrás a posibles futuros organizadores, y por otro que pueda surgir una de varios días con poca antelación alegando que no es "programada" (sea con picaresca o no) y dificultando la participación de los alejados de la zona. Sobre las normas de participación en principio nada que alegar.

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En esa clasificación veo dos problemas, por un lado demasiada antelación para hacer una programada, lo cual puede echar para atrás a posibles futuros organizadores, y por otro que pueda surgir una de varios días con poca antelación alegando que no es "programada" (sea con picaresca o no) y dificultando la participación de los alejados de la zona. Sobre las normas de participación en principio nada que alegar.

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Disculpa Berto, tenía la propuesta a medias.

La actual es la siguiente:

PROgramadas.
- Se realiza una programación a finales de año para el siguiente. Puede añadirse algún evento a la programación si se hace con 6 meses de antelación (4 meses podría valer).

Para el tema de varios días introduzco que las no programadas no pueden implicar hotel. No soluciona pero atenua el problema.

[emoji1303]

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Lo de los cuatro meses me parece bastante mejor que los seis.

Lo de los cuatro meses me parece bastante mejor que los seis.

Acabo de caer en la cuenta de que los 4  meses de antelación no los tendríamos de diciembre para febrero  :)) :))

Aunque volvamos más tarde sobre el tema de la clasificación de conces, se me está ocurriendo un esquema de elaboración de calendario. Es relativamente complejo, pero es lo que pasa cuando quieres conjugar flexibilidad y predictibilad.  8) 8)

Hablo solo de los programados.

1º. La propuesta de eventos está siempre abierta, aunque se pueden hacer campañas de animación cuando se acerque el momento de cerrar conces.

2º. Cada 4 meses se cierra la programación  de las fechas de entre 4 y 8 meses siguientes.
        Por ejemplo, si comenzamos a finales de este año:
                a 31 de diciembre cerraríamos el calendario de programadas entre el 1 de mayo y 31 de Agosto,
                a 1 de mayo cerraríamos las de 1 de septiembre a 31 de Diciembre.
                a 1 de septiembre cerraríamos las de 1 de enero hasta el 30 de Abril.

          El cierre de la programación es un proceso de negociación entre los responsables del calendario y los organizadores, donde se decide la situación en el calendario de cada evento.

3º. Se podría fijar algún evento más lejano si alguien lo tiene claro con más antelación. Siempre a juicio de los programadores de eventos.

Con este planteamiento, en el momento en que cierras tienes 8 meses programados y cuando se está acabando el período tienes 4 meses programados.

Si hay causas de fuerza mayor -a un organizador le surge alguna cuestión- se analizaría el caso y se le intentaría dar solución, en función de lo avanzado que esté el tema, las reservas, etc.

Para la programación, lo evidente, intentar separar los eventos lo máximo posible. Sería mediante el buen juicio de los programadores. Posiblemente la distancia separar 3 o 4 semanas. Se iría refinando.

[editado]
Hay variaciones posibles de este modelo, empezando por el período ej: 3 meses en lugar de 4. Menos lo veo "muy loco"

Veo muy bien esto último relativo a la elaboración del calendario

Deberíamos ir completando este trabajo para poder iniciar el de preparación de calendario. Mi idea es que haya un texto para publicar mañana por la noche, y realizar la votación hasta el lunes por la noche.

Falta ver como distinguir en el calendario la programadas de las no programadas -Distinto color, algún prefijo,... PRG-IMP  PRG-EXP    PRG-URG    NRM-URG,

Las no programadas las incluiría en el calendario en el momento en que alguien asuma la organización y defina la fecha.

Berto, David, podreis ensamblar las piezas con lo que tenemos hasta ahora para tener el texto a publicar?

-sabiendo que dada nuestra dinámica habitual empezaremos a discutir cuando se plantee la votación  8) 8)-

pues tendrías que haberla planteado como votación... papansiño

ya sabéis lo que opino de la clasificación.
dentro de las no programadas:

• xpress (ir a tomar unas cañas entraría en este rango)
• eventos expres
• bricoconces
• detailconces

dentro de las programadas:

• oficiales
• periódicas oficiales/conmemorativas
• eventos externos con antelación (ferias, competiciones, eventos) de los que se sepa información con tiempo y se puedan meter en calendario

creo que con ésto no considero que se haga clasismo de eventos,  ni se discriminen,      simplemente que se llamen a las cosas por lo que son,  y que todo lo que se pueda calendarizar, que se pueda meter, perfecto....      es simplemente para fomentar la creación de eventos.      que alguien que vea que una conce oficial le viene grande, pero que esté arropado para hacer una xpress si hace falta

apoyo la idea de distinguirlas por algún tipo de forma...    no se si sufijos o cosas similares,  pero si que se puede hacer distintos calendarios en el mismo que gestionamos,  y ponerlos por colores,      por ejemplo rojo oficiales,  amarillo oficiosas??    llegado el caso en el mismo calendario deja filtrar por tipos de calendario,  así que lo veo hasta favorable.

También habría que discutir si se van a limitar en duración/coste para que sean asequibles para el mayor número de participantes posibles o por contra dejarlo a criterio de cada organizador, o establecer el distintivo "ecoconce" para aquellas que no sobrepasen los 300-400€ por pareja el fin de semana. No sé bajo vuestro criterio, pero prefiero participar en varias con pocos lujos que en una a cuerpo de rey y tampoco me sentiría cómodo diciendo a alguien que no voy a la suya porque se flipó al elegir hotel y menús.

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Cómo ya comenté reiteradas veces no soy amigo de etiquetas en este caso, está claro que habrá a cosas que podríamos invitar a gente que tenga coches simpáticos aunque no sean roadsters, siempre actividades de un jornada o inferiores, y actividades de fin de semana o puentes,  para roadsters que para eso nos llamamos así, no haría ningún otro tipo de distinción, después llamdle como queráis eso a mí me da lo mismo .
Por otro lado el tema de los precios de las acividades, yo sigo opinando que es mejor hacerlas a precio cerrado, me explico:
Fin de semana de el Bierzo un precio total por ejemplo de 400€ donde se incluye todo comidas, dormidas y posible merchandaising y recuerdos. Con esto los que organizan no tendrán problemas de que quede alguna cosa colgada y tenga que asumir los coste, y para los participantes mucho mejor desde el punto de vista de la organización de su economía , así mimos si una actividad es larga y más cara en estos casos tenemos que hacer una prevision a largo plazo y el pago se podría realizar en varias cuotas para que no saliese un único desembolso muy alto y esto pueda impedir que gente que quiera ir no pueda por ser muy complicado hacer un pago único.
Todo esto estaría canalizado con ingresos en la cuenta del club.

Varias cosas.

El tema de cobrar la actividad completa y gestionar nosotros el resto me parece super cómodo como participante, pero de momento no me creo que tengamos la capacidad operativa de hacerlo. Yo por lo menos no mientras tenga oposiciones -en cuanto empiece dedicaré muy poco a roadsters.es - Tampoco se como nos afectaría a nivel fiscal, ya que pasaríamos a manejar bastantes €. Ponle facil 3000€ de movimientos por cada actividad, seguramente mas.  Que conste que ya se me ha disparado la imaginación: poner a punto una tienda en linea que permita "comprar" una conce en línea, escogiendo a que partes vas... (un curro de la muerte  :)) :)) ). Por otra parte, hay que tener en cuenta que tendríamos menos flexibilidad. Pensad en Luis Bicilindrico. Lo prepara todo y despues tiene que cancelar. Este trabajo pasaría a nosotros.

Resumiendo, yo dejaría para más adelante lo de gestionar nosotros los pagos.

En cuanto a las clasificaciones, cuando comenzamos con este embolado, creo que si estaba claro que no íbamos a distinguir entre "oficiales" y "no oficiales" aunque solo fuese para diferenciarnos. Igual cuando contratemos seguro de responsabilidad civil tenemos que cambiar esto, pero no es el momento de revisarlo ahora.
Tenemos dos puntos de vista, entre Alberto, que quiere etiquetas para todo y Gabri, que no quiere ninguna, pasando por todos los demás que andamos en el medio unos hacia un lado (Morgan cerca de Gabri) unos hacia otro y los que no se han pronunciado. 

Yo -en contra de mi tendencia natural- tiro más hacia el Vice. Creo que deberíamos arrancar con pocas etiquetas. Me ratifico en mi propuesta de dos: Programada y No programada -o mejor nombre- "a lo loco" puede molar  :)) :)) y las siglas quedan chulas ALL  ;D ;D.

Por cierto, estoy muy orgulloso de mi enfoque estadístico para gestionar la flexibilidad de participación de no Roadsters  :)) :)). Como nadie se pronuncia en contra, supongo que estais todos de acuerdo  😛 😛

Intentad pronunciaros los más posibles para ver como respiramos e intentar elaborar algo consensuado.

En cuanto a los costes.
Yo no limitaría o influiría de forma normativa en duración y coste. Recordad que en la reunión se dijo que no íbamos a poner normas a los organizadores. Era un punto del orden del día y estuvo claro que no era voluntad de la junta hacerlo. Aunque al final pongamos algo, tendremos que ser consecuentes con lo que afirmamos en su día e intentar que sea mínimo.

Si recomendaría a los organizadores de conces ser consciente de que los recursos son limitados. También habría que recordarles que un presupuesto alto puede implicar una asistencia baja sencillamente por falta de recursos. También se puede hacer campaña. Por ejemplo, cuando esten las encuestas de satisfacción del Bierzo, publicar un "mini estudio" con las rutas, el coste y las opiniones. Veréis que por ejemplo la pregunta:
"Considerando la conce en su conjunto el coste total te parece" La respuesta del 92% es "bien".

Seguir recogiendo esta información y difundirla puede ayudar a que los roadleaders sepan por donde tirar.

En este ámbito si queremos normativizar -yo creo que si- mi propuesta es que las conces publiquen el presupuesto máximo completo con toda la antelación posible, y siempre antes de abrir la inscripcion.
En esta línea iba lo que había puesto de "ficha de la conce". Los datos mínimos serían Fechas de inicio y fin, zona y presupuesto. Aunque el presupuesto se pusiese de forma aproximada inicialmente y se fijase en el momento de la inscripción.
También es bueno ponerlo desglosado!!  Cuando la pifié con el hotel de Santiago, lo que hicieron muchos participantes fue buscarse la vida por otro camino, o venir solo a parte de la conce. También lo hace Luis con las cenas, por ejemplo. Esto es perfectamente legítimo y si tienes el desglose puedes escoger.