Organizacion de eventos y calendario.

Este mensaje explica el esquema de organización del calendario de eventos de Roadsters.es. La asociación nombrará a dos socios como responsables de coordinación del calendario Será responsabilidad de los programadores del calendario negociar y espaciar adecuadamente los eventos.

Este esquema de organización está sujeto a cambios en función de los resultados de su aplicación.

Introducción.

La mayor parte de nosotros necesitamos planificar, pedir vacaciones, coordinar asuntos para no tener responsabilidades determinados días, medir los presupuestos para ahorrar si es el caso, etc, etc.

Por esto hemos decidido hacer una clasificación de eventos con el objetivo de organizar el calendario del club del modo más eficiente.

Es relativamente complejo, pero es lo que pasa cuando quieres conjugar flexibilidad y predictibilad. El cierre de la programación es un proceso de negociación entre los responsables del calendario y los organizadores, donde se decide la situación en el calendario de cada evento.

En cuanto a duración y coste. Se recomienda a los organizaadores de conces ser conscientes de que los recursos son limitados. Un presupuesto alto puede implicar una asistencia baja sencillamente por falta de recursos.

Para en la medida de lo posible tener una orientación, se publicarán los resultados de las encuestas de satisfacción usadas por vez primera en la concentración del Bierzo de noviembre de 2018 y que se entregaran en todas las concentraciones programadas a partir de ahora.

Seguir recogiendo esta información y difundirla puede ayudar a que los roadleaders sepan por dónde tirar.

Estas encuestas no persiguen examinar al organizador, sino aportar información útil para ir mejorando.

Los eventos realizados por el club pueden ser de muchos tipos, ya sea una actividad de hasta un día con poca ruta, una quedada de un día con comida y ruta, una concentración de varios dias, una quedada para bricolaje o detallado de nuestros autos, una cena de gala, una visita a un museo y muchas otras. Por eso hemos tratado de simplificar las etiquetas al mínimo y la clasificación se ha quedado en dos tipos de actividades que se detallan en el presente documento.

Se debe tener en cuenta que el mantenimiento de la esencia de ser roadsters recae en las normas de asistencia a las concentraciones, por lo que debemos ser cuidadosos en esta cuestión para no quedarnos solo con el nombre.

Clasificación de eventos.

Los eventos se dividirán en dos tipos.

1 Eventos programados.

Deberán ser comunicados al equipo responsable de eventos y aprobados por este si todo se ajusta a la normativa del club.

La propuesta de eventos está siempre abierta pudiendo añadirse eventos de acuerdo al siguiente esquema:

Cada 3 meses cierra la programación de las fechas de entre 3 y 6 meses siguientes.

Concretando en fechas fijas.

      A 1 de enero cerramos el calendario de primavera: Las rutas programadas entre el 1 de abril y 31 de junio,
      A 1 de abril cerramos el calendario de verano: Las rutas programadas entre el 1 de julio y el 30 de septiembre.   
      A 1 de julio cerramos el calendario de otoño las rutas programadas de 1 de Octubre a 31 de diciembre.
      A 1 de octubre cerramos calendario de invierno las rutas programadas de 1 de enero hasta el 31 de marzo.

Se podrán fijar eventos más lejanos si algún organizador lo tiene claro y necesita una antelación mayor. Siempre a juicio de los programadores de eventos.

Si hay causas de fuerza mayor: a un organizador le surge alguna cuestión que impida su continuidad al frente del evento. Se analizaría el caso y se le intentaría dar solución, en función de lo avanzado que esté el tema, las reservas, etc.

Para la programación, se intentara separar los eventos lo máximo posible. Para que no interfieran entre sí. Esto quedará sometido al buen juicio de los programadores.

Posiblemente la distancia idónea sea separar 3 o 4 semanas. Con la experiencia y en función
del crecimiento del club esto se ira refinando.

Se publicará  presupuesto máximo completo con toda la antelación posible, y siempre antes de abrir la inscripción.

Los datos mínimos a aportar por los organizadores al equipo de eventos serían: Fechas de inicio y fin, zona y presupuesto. Aunque el presupuesto se ponga de forma aproximada inicialmente con un margen por arriba y por abajo de un 25% y se fijase posteriormente de modo concreto en el momento de la inscripción.

También se pondrá desglosado. Pues no todo el mundo asiste a todas las comidas o noches de hotel por diferentes motivos.

¿Quiénes pueden asistir?

- Se podrá participar con cualquier coche, pero se asegurará un número de roadsters superior al 80%. Esta medida busca atajar alguna contingencia, pero no olvidemos que lo que nos gusta son los roadsters. Se hará recuento a final de año. El objetivo es que la media de coches "admitidos" en las concentraciones programadas sea superior al 90%. Si no se cumple el objetivo, se revisarán las normas para el año siguiente.

- Pueden venir los socios.
- Pueden venir los no socios que sean "apadrinados" por algún socio.
- Pueden venir los no socios que se hayan presentado por cualquier medio de los utilizados en el club: grupo WhatsApp del club, Facebook, Instagram, o Foro de la asociación (prioridad).
- El organizador de la actividad podrá denegar la participación de algún "no socio", explicando esta exclusión ante la junta directiva de la asociación.
- La junta directiva podrá denegar la participación de algún "no socio", previa deliberación.
- Los costes si existen (pegatinas, seguro de responsabilidad civil si es necesario para el evento,...) se reparten entre los asistentes aportando los socios un 50% menos. (pagos por persona)

2 Eventos espontáneos.

Igualmente deberán ser comunicados al equipo responsable de eventos para ser incluidos en el calendario si todo se ajusta a la normativa del club.

- Este tipo de actividades se incluirán en el calendario en el momento en que alguien asuma la organización y defina la fecha. Deberán ajustarse a la normativa del club.
- No pueden implicar el uso de hotel de manera oficial, salvo autorización de la junta directiva.

¿Quiénes pueden asistir?

- Se podrá participar con cualquier coche, aunque recordemos que somos un club de roadsters. El número de roadsters deberá ser mínimo del 50%. Se hará recuento a final de año. El objetivo es que la media de coches "admitidos" en las concentraciones espontaneas sea superior al 75%. Si no se cumple el objetivo, se revisarán las normas para el año siguiente.

- Se realizan cuando surgen.
- Pueden venir los socios
- Pueden venir los no socios que sean "apadrinados" por algún socio.
- Pueden venir los no socios que se hayan presentado por cualquier medio de los utilizados en el club: grupo WhatsApp del club, Facebook, Instagram, o Foro de la asociación (prioridad).
- El organizador de la actividad podrá denegar la participación de algún "no socio", explicando esta exclusión ante la junta directiva de la asociación.
- La junta directiva podrá denegar la participación de algún "no socio", previa deliberación.

Asignación de las plazas "no roadsters", "no incluidos en lista" o "excepciones"

Las plazas para coches no incluidos en la lista se asignaran del siguiente modo.

Durante las primeras 48 horas de inscripción tendrán preferencia los coches ocupados por al menos un miembro de la asociación. Se aplicará el orden de inscripción del foro. Si no se indica fecha de apertura de inscripción, se entiende que es la de publicación del hilo.

A partir de las 48 horas, las inscripciones serán por orden de inscripción en el foro.

Las plazas asignadas a "no roadsters" que estén ocupadas no disminuiran aunque baje posteriormente el número de roadsters inscritos.

*Nota: Cuando alguien con "no roadster" se apunte con alguna incertidumbre en cuanto a su participación, se esperará a que confirme asistencia para ver si le corresponde plaza o no.

Prioridad

Los eventos “programados” tendrán preferencia a la hora de elegir fecha en el calendario ante los espontáneos.

Organizacion coches en ruta

El organizador podrá fijar un orden concreto de circulación en la ruta para cada coche.
Cuando haya coches no incluidos en nuestro listado, circularán en las últimas posiciones de la caravana. Dentro de ellos, los descapotables se situarán delante de los "techolata" 😉