Recojo lo que se ha comentado en otro hilo sobre como gestionar el cobro de las actividades.

Creo que en este momento tenemos otras urgencias, pero evidentemente lo que hemos avanzado y opinado seguramente nos valdrá para no empezar de cero, y podemos seguir comentando cuestiones en este hilo.

Por otro lado el tema de los precios de las acividades, yo sigo opinando que es mejor hacerlas a precio cerrado, me explico:
Fin de semana de el Bierzo un precio total por ejemplo de 400€ donde se incluye todo comidas, dormidas y posible merchandaising y recuerdos. Con esto los que organizan no tendrán problemas de que quede alguna cosa colgada y tenga que asumir los coste, y para los participantes mucho mejor desde el punto de vista de la organización de su economía , así mimos si una actividad es larga y más cara en estos casos tenemos que hacer una prevision a largo plazo y el pago se podría realizar en varias cuotas para que no saliese un único desembolso muy alto y esto pueda impedir que gente que quiera ir no pueda por ser muy complicado hacer un pago único.
Todo esto estaría canalizado con ingresos en la cuenta del club.

El tema de cobrar la actividad completa y gestionar nosotros el resto me parece super cómodo como participante, pero de momento no me creo que tengamos la capacidad operativa de hacerlo. Yo por lo menos no mientras tenga oposiciones -en cuanto empiece dedicaré muy poco a roadsters.es - Tampoco se como nos afectaría a nivel fiscal, ya que pasaríamos a manejar bastantes €. Ponle facil 3000€ de movimientos por cada actividad, seguramente mas.  Que conste que ya se me ha disparado la imaginación: poner a punto una tienda en linea que permita "comprar" una conce en línea, escogiendo a que partes vas... (un curro de la muerte  :)) :)) ). Por otra parte, hay que tener en cuenta que tendríamos menos flexibilidad. Pensad en Luis Bicilindrico. Lo prepara todo y despues tiene que cancelar. Este trabajo pasaría a nosotros.

Resumiendo, yo dejaría para más adelante lo de gestionar nosotros los pagos.

Me niego en rotundo a hacer el movimiento de dinero por todos,      es un foco de problemas para los beneficios que planteais,  que por cierto no los veo.      Y si que veo un marrón.  Sobretodo si el que gestiona el dinero que es el tesosero no es el mismo que organiza.   

Porcierto. Ahora los movimientos cantan a partir de 1500€

Siempre se ha buscado un equilibrio en los gastos,  y es una liberacion de curro que cada uno se encargue de la gestión de su estancia.  Y nadie se enfadó por ahora por escoger otro hotel en caso de disconformidad.

Sea como fuere la costumbre ha funcionado hasta el bierzo,    no veo necesidad alguna de cambiarlo

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Por otro lado relativo al coste de las conces deberían ser a precio cerrado, eso haría que se apuntara más gente (comida,cenas, hotel y detalles) , es más sencillo de lo que realemente parece.
si 3 días de conce suponen un coste de 400€, poder dar la opción al socio o apadrinado de que pueda pagar la cantidad en 1 o 2 veces con anticipación a la conce, dado que hay gente que no podrá pagar todo junto.
Desde que se prevé la conce hasta la semana anterior de la misma, se podrían realizar los pagos.
Los pagos no hay problema yo los puedo gestionar si quereis, y estar en contacto con los organizadores de la conce en todo momento para gestionarlo conjuntamente.
A efectos fiscales que se pronuncie alfredo, por lo que yo tengo entendido es deposito de dinero para gestionar y pagar los costes de la conce a realizar, por lo que tendríamos por un lado ingresos y por otro lado gastos.
Si esto se realizara así doy por seguro que asistiria mas gente.
Ya se lo que dice Uhia, que siempre se ha buscado y gestionado las comidas y hoteles lo más economico posible, pero aun asi habra gente que podrá pagar todo junto y otros necesitan realizarlo en 2 veces.

Por otro lado tambien opino que se podría realizar una comida a finales de año para juntarnos todos los socios y apadrinados que deseen asistir, para intercambiar opiniones y planteamientos de como ha ido el año en curso, las experiencias vividas, etc.

Lo del pago fraccionado es una facilidad siempre y cuando sea a posteriori (financiación), para cobrar antes de fecha tal y como se propone quien quiera lo puede meter en su propia "huchiconce" y ser uno mismo responsable de su propia economía, así que no veo un beneficio mayor que los problemas que pueda suponer. Yo no lo haría.

Otra opción más interesante a mi parecer sería el cobro anticipado de alguna señal exigida por los hoteles o restaurantes a la hora de hacer la reserva en caso de existir y que no suceda como en esta ocasión que hubo quien reservó la habitación antes de anotarse a la conce (pero eso también lo solucionamos dando las instrucciones para reservar por mensaje privado a los participantes).

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De cara a organizar eventos en los que hay bastantes participantes (más de 9 legalmente), me parece ya no aconsejable, sino necesario el realizar el pago del total del coste de la ruta/concentración de forma previa por los siguientes puntos:

-Ahora somos una asociación, y como tal, los eventos que se organicen deberán tener un seguro de responsabilidad civil --> hay que pagarlo, y la forma de recaudar el bote más adecuada es por transferencia previa a la cuenta de la asociación, y no pasando el cepillo en misa de 12.

-Facilita enormemente las reservas en los hoteles, una vez pagada la inscripción y recibidos los datos de todos, el organizador del evento los presenta al hotel para la reserva de todas las habitaciones

-Facilita los pagos en restaurantes. Maneja el dinero una sola persona (el organizador, de hecho incluso se pueden hacer los pagos de todo de forma previa) y no hay que andar cambiando/poniendo cada uno su parte de un total, evitando así un trajín de efectivo innecesario. Lo mismo aplicable a entradas en museos, parques de bolas, espectáculos lúdicos, etc.

-Pagar un montante pactado previamente evita a los organizadores de cada evento sufragar los gastos que conlleve (sea pegatinas, libretos, recuerdos, prendas...), pues pueden incluirse en el precio de la inscripción

-Ayuda al control de las inscripciones de una forma más organizada

Refiriendome a lo que dice Bertolese, decir que el que organiza la conce una vez que cierra las comidas, cenas, hoteles, gastos de libros, pegatinas, etc.... ya se tiene que saber el importe total de la conce de 15 a 20 días antes o incluso más... Por lo que si el importe total de la conce asciende a 400€ que se puedan hacer 2 pagos. Yo lo digo por que me consta que hay gente que le gustaría poder asistir a las conces pero que economicamente no lo hacen por no poder sufragar todo el pago en conjunto.
Y por otro lado como dice Alvaro le ayuda al organizador a gestionar mejor las conces.

este es mi opinión