Organizacion de eventos y calendario.
Este mensaje explica el esquema de organización del calendario de eventos de Roadsters.es. La asociación nombrará a dos socios como responsables de coordinación del calendario Será responsabilidad de los programadores del calendario negociar y espaciar adecuadamente los eventos.
Este esquema de organización está sujeto a cambios en función de los resultados de su aplicación.
Introducción.
La mayor parte de nosotros necesitamos planificar, pedir vacaciones, coordinar asuntos para no tener responsabilidades determinados días, medir los presupuestos para ahorrar si es el caso, etc, etc.
Por esto hemos decidido hacer una clasificación de eventos con el objetivo de organizar el calendario del club del modo más eficiente.
Es relativamente complejo, pero es lo que pasa cuando quieres conjugar flexibilidad y predictibilidad. El cierre de la programación es un proceso de negociación entre los responsables del calendario y los organizadores, donde se decide la situación en el calendario de cada evento.
En cuanto a duración y coste. Se recomienda a los organizaadores de conces ser conscientes de que los recursos son limitados. Un presupuesto alto puede implicar una asistencia baja sencillamente por falta de recursos.
Los eventos realizados por el club pueden ser de muchos tipos, ya sea una actividad de hasta un día con poca ruta, una quedada de un día con comida y ruta, una concentración de varios dias, una quedada para bricolaje o detallado de nuestros autos, una cena de gala, una visita a un museo y muchas otras. Por eso hemos tratado de simplificar las etiquetas al mínimo y la clasificación se ha quedado en dos tipos de actividades que se detallan en el presente documento.
Se debe tener en cuenta que el mantenimiento de la esencia de ser roadsters recae en las normas de asistencia a las concentraciones, por lo que debemos ser cuidadosos en esta cuestión para no quedarnos solo con el nombre.
Clasificación de eventos.
Los eventos se dividirán en dos tipos.
1 Eventos programados.
Deberán ser comunicados al equipo responsable de eventos y aprobados por este si todo se ajusta a la normativa del club.
La propuesta de eventos está siempre abierta pudiendo añadirse eventos mientras haya fechas libres. La dinámica habitual es ir intentando cerrar el año siguiente, para poder publicar el calendario con antelación.
Para la programación, se intentara separar los eventos lo máximo posible. Para que no interfieran entre sí. Esto quedará sometido al buen juicio de los programadores.
Por la experiencia acumulada, se intenta que los eventos programados estén separados entre ellos por 3/4 semanas. Se evitan los meses de invierno -sobre todo por la poca duración de los días- y los de verano más calurosos para no tostarnos a la parrilla.
Se publicará presupuesto máximo completo con toda la antelación posible, y siempre antes de abrir la inscripción.
Los datos mínimos a aportar por los organizadores al equipo de eventos para su inclusíon en calendrio son: Fechas de inicio y fin, zona.
Lo antes posible se informará del presupuesto. Aunque el presupuesto sea de forma aproximada inicialmente con un margen por arriba y por abajo de un 25% y se fijase posteriormente de modo concreto en el momento de la inscripción.
Se realizará el mayor desglose posible del presupuesto. Pues no todo el mundo asiste a todas las comidas o noches de hotel por diferentes motivos.
Si hay causas de fuerza mayor: a un organizador le surge alguna cuestión que impida su continuidad al frente del evento. Se analizaría el caso y se le intentaría dar solución,
¿Quien los organiza?
Los eventos programados son organizados por Socios de Roadsters.es, que pueden recibir ayuda de simpatizantes.
¿Quiénes pueden asistir?
– Se podrá participar con cualquier coche, pero se asegurará un número de roadsters superior al 80%. Esta medida busca atajar alguna contingencia, pero no olvidemos que lo que nos gusta son los roadsters. Se hará recuento a final de año. El objetivo es que la media de coches «admitidos» en las concentraciones programadas sea superior al 90%. Si no se cumple el objetivo, se revisarán las normas para el año siguiente.
– Pueden venir los socios.
– Pueden venir los no socios que sean «apadrinados» por algún socio.
– Pueden venir los no socios que se hayan dado de alta en la página y presentado por cualquier medio de los utilizados en el club: grupo WhatsApp del club, Facebook.
– El organizador de la actividad podrá denegar la participación de algún «no socio», explicando esta exclusión ante la junta directiva de la asociación.
– La junta directiva podrá denegar la participación tanto de socios como de no socios, previa deliberación.
– Los costes si existen (pegatinas, seguro de responsabilidad civil si es necesario para el evento,…) se reparten entre los asistentes aportando los socios un 50% menos. (pagos por persona)
2 Eventos espontáneos.
Igualmente deberán ser comunicados al equipo responsable de eventos para ser incluidos en el calendario si todo se ajusta a la normativa del club.
– Este tipo de actividades se incluirán en el calendario en el momento en que alguien asuma la organización y defina la fecha. Deberán ajustarse a la normativa del club.
– No pueden implicar el uso de hotel de manera oficial, salvo autorización de la junta directiva.
¿Quien los organiza?
Los eventos espontáneos son organizados por Socios de Roadsters.es, que pueden recibir ayuda de simpatizantes.
¿Quiénes pueden asistir?
– Se podrá participar con cualquier coche, aunque recordemos que somos un club de roadsters. El número de roadsters deberá ser mínimo del 50%. Se hará recuento a final de año. El objetivo es que la media de coches «admitidos» en las concentraciones espontaneas sea superior al 75%. Si no se cumple el objetivo, se revisarán las normas para el año siguiente.
– Se realizan cuando surgen.
– Pueden venir los socios
– Pueden venir los no socios que sean «apadrinados» por algún socio.
– Pueden venir los no socios que se hayan dado de alta en la página y presentado por cualquier medio de los utilizados en el club: grupo WhatsApp del club, Facebook.
– El organizador de la actividad podrá denegar la participación de algún «no socio», explicando esta exclusión ante la junta directiva de la asociación.
– La junta directiva podrá denegar la participación tanto de socios como de no socios, previa deliberación.
Asignación de las plazas «no roadsters», «no incluidos en lista» o «excepciones»
Las plazas para coches no incluidos en la lista se asignaran del siguiente modo.
Durante las primeras 48 horas de inscripción tendrán preferencia los coches ocupados por al menos un miembro de la asociación. Se aplicará el orden de inscripción del foro. Si no se indica fecha de apertura de inscripción, se entiende que es la de publicación del hilo.
A partir de las 48 horas, las inscripciones serán por orden de inscripción en el foro.
Las plazas asignadas a «no roadsters» que estén ocupadas no disminuiran aunque baje posteriormente el número de roadsters inscritos.
*Nota: Cuando alguien con «no roadster» se apunte con alguna incertidumbre en cuanto a su participación, se esperará a que confirme asistencia para ver si le corresponde plaza o no.
Prioridad
Los eventos «programados» tendrán preferencia a la hora de elegir fecha en el calendario ante los espontáneos.
Organizacion coches en ruta
El organizador podrá fijar un orden concreto de circulación en la ruta para cada coche.
Cuando haya coches no incluidos en nuestro listado, circularán en las últimas posiciones de la caravana. Dentro de ellos, los descapotables se situarán delante de los «techolata» 😉
Cuestiones para el organizador de concentraciones
Las cuestiones reflejadas a continuación afectan a los organizadores de concentraciones y contienen aspectos sobre como se deben configurar las actividades, los plazos de inscripción y las cancelaciones de una concentración. Se refiere sobre todo a las concentraciones de más de un día (las marcadas con *), aunque hay cuestiones que afectan a todas (las no marcadas).
Actividades del último día*
Las actividades del último día deben ser opcionales.
El motivo es que muchos socios y simpatizantes se ven en la obligación de realizar desplazamientos importantes, incluso con restricciones de vuelos o ferrys en los que embarcar.
El ejemplo típico es la comida del último día. A todos nos gusta estar, pero no siempre es posible.
Plazo de inscripción*
En el momento de la publicación, el organizador definirá el período de apertura de inscripción.
Será como mínimo de dos semanas. No se establece máximo.
Podrá ampliarse a juicio del organizador, pero se recomienda estabilidad en este sentido.
Cancelaciones de concentraciones por falta de inscripciones
El organizador podrá cancelar la concentración por falta de asistencia. Definirá un bloque de actividades que deben superar un mínimo de participantes. Se recomienda 6 participantes o menos. Se podrá aumentar a 8 informando a la Junta Directiva. Será como máximo de 10 si se justifica ante la Junta Directiva y esta acepta dicha justificación.
La posibilidad de cancelación y el número de participantes mínimo deberá definirse en la convocatoria e informar a los posibles parcipantes.
Se podrá proceder a la cancelación cuando finalice el plazo establecido para la inscripción.
Ejemplo 1
Se negocia un precio con un hotel para fin de semana completo, con un mínimo de 7 habitaciones. Esto implica que la inscripción en el hotel se debe realizar para los dos días obligatoriamente.
Se informa a la Junta de que esta concentración en concreto se podrá cancelar si no hay 7 participantes que escojan hotel.
En la publicación de la concentración se incluye la clausula/aclaración de que si no se alcanzan los 7 participantes se cancelará la concentración.
Ejemplo 2
Se negocia un precio con un hotel para fin de semana completo, con ún mínimo de 10 habitaciones. Esto implica que la inscripción en el hotel se debe realizar para los dos días obligatoriamente.
Se solicita a la Junta autorización para elevar el número mínimo de participantes, explicando el motivo. Después de la autorización se procede igual que en el caso anterior.